Eine digitale Personalakte für kleine und mittlere Unternehmen – als komfortable SaaS-Lösung oder lokal in Ihrer eigenen Infrastruktur. Ein Firmenpreis. Egal, wie viele Mitarbeitende.
Zahlung jetzt, Software folgt: Sie sichern sich den Vorverkaufspreis heute – die fertige Software liefern wir planmäßig ab Oktober 2026.
Die Pflicht hat konkrete Paragrafen.
Unsere Einordnung stützt sich auf die amtlichen Gesetzestexte. Die Vorschriften können direkt beim Bundesministerium der Justiz nachgelesen werden.
§ 8 BVV – Entgeltunterlagen
Regelt die aufzunehmenden Angaben und benennt in Absatz 2 die Unterlagen, die elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.
§ 9 BVV – Beitragsabrechnung
Verlangt die elektronische Erfassung des Beschäftigtenverzeichnisses sowie Verfügbarkeit und unverzügliche Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist.
§ 28p Abs. 6a SGB IV – euBP
Verpflichtet zur elektronischen Übermittlung der notwendigen Prüfdaten aus einem systemgeprüften Programm an die Rentenversicherung.
§ 126 SGB IV – Übergangsregelung
Ermöglicht den Verzicht auf die elektronische Prüfung nur für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026.
§ 10 BVV – Mitwirkung
Die Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass bei einer Prüfung in angemessener Zeit ein Überblick über die Entgeltabrechnung möglich ist.
§ 9a BVV – Gemeinsame Grundsätze
Ermächtigt die Sozialversicherungsträger, Art, Umfang, Datensätze und Verfahren bundeseinheitlich festzulegen.
Die nächste Anforderung kommt bestimmt. Ihre Personalakten sind schon bereit.
Auch ohne eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte steigt der Druck zu sicheren, nachvollziehbaren und digitalen Prozessen. Wir bauen die schlanke Alternative zu teuren Pro-Kopf-Modellen.
Beliebig viele Mitarbeitende
Der Preis bleibt gleich. Ihr Wachstum wird nicht zur Kostenfalle.
Ordnung statt Sucherei
Dokumente, Fristen und Zuständigkeiten an einem zentralen Ort.
Von überall erreichbar
Geplanter Browserzugang für berechtigte Personen – im Büro und unterwegs.
So soll Ihre Personalverwaltung aussehen.
Die folgenden Ansichten zeigen den geplanten Funktionsumfang. Gestaltung und Funktionen können sich während der Entwicklung ändern.
Dokumentenablage
Verträge, Nachweise und Unterlagen strukturiert je Mitarbeitendem verwalten.
Rollen & Berechtigungen
Zugriff nur für Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen.
Fristen & Erinnerungen
Geplante Hinweise auf auslaufende Dokumente und offene Aufgaben.
Prüfprotokoll
Geplante Nachvollziehbarkeit wichtiger Zugriffe und Änderungen.
Vorlagen & Kategorien
Wiederkehrende Abläufe vereinheitlichen und Akten konsistent führen.
Persönlicher Support
Fragen klären, Einrichtung begleiten, gemeinsam besser werden.
Cloud-Komfort oder volle Kontrolle vor Ort.
Keine Gebühren pro Mitarbeitendem. Wählen Sie die günstige SaaS-Nutzung oder betreiben Sie die Software lokal in Ihrer eigenen Infrastruktur.
SaaS Jahrespaket
Die komfortable Cloud-Lösung für das gesamte Unternehmen.
- beliebig viele Mitarbeitende
- 5 GB Speicher inklusive
- Betrieb und laufende Wartung
- E-Mail-Support inklusive
SaaS Lifetime
Dauerhafte SaaS-Nutzung gemäß den vereinbarten Leistungsbedingungen.
- keine jährliche Lizenzgebühr
- beliebig viele Mitarbeitende
- 5 GB Speicher inklusive
- E-Mail-Support inklusive
Lokales Hosting
Installation in Ihrer eigenen Server- oder Rechenzentrumsumgebung.
- Daten verbleiben in Ihrer Infrastruktur
- individuelle Installation und Einrichtung
- Anbindung an interne Systeme möglich
- Wartung und Support nach Vereinbarung
Häufige Fragen
Klarheit vor dem Kauf – besonders bei einem Produkt, das noch entsteht.
Muss jedes Unternehmen ab 2027 eine digitale Personalakte haben?
Nein. Nach heutigem Stand gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht für private Arbeitgeber, ab 2027 eine digitale Personalakte einzuführen. Es bestehen jedoch zahlreiche Dokumentations-, Aufbewahrungs-, Datenschutz- und Auskunftspflichten. Eine digitale Lösung kann helfen, diese Prozesse strukturiert zu organisieren. Dies ist keine Rechtsberatung.
Was bedeutet der Genossenschafts-Gedanke?
Sie zahlen den Firmenbeitrag bereits im Vorverkauf – nicht erst nach Fertigstellung der Software. Dieses Kapital fließt direkt in die Entwicklung. Im Gegenzug können wir einen deutlich günstigeren Firmenpreis anbieten, als es ohne diese Vorfinanzierung möglich wäre. Es handelt sich dabei nicht um eine eingetragene Genossenschaft und nicht um eine gesellschaftsrechtliche Beteiligung.
Warum zahle ich schon vor Fertigstellung der Software?
Weil wir die Entwicklung durch Vorbestellungen finanzieren statt durch Investoren oder Kredite. Ihr Beitrag heute ermöglicht den niedrigen Firmenpreis von 40 € pro Jahr. Die Fertigstellung ist für Oktober 2026 geplant.
Wann ist die Software fertig?
Die Zahlung erfolgt bereits mit der Bestellung, die Fertigstellung der Software selbst ist für Oktober 2026 geplant. Dadurch bleibt Zeit für Einführung, Datenübernahme und Schulung vor Anfang 2027. Termin und Umfang sind Planungsziele und werden im Vertrag konkretisiert.
Was bedeutet „Lifetime“?
Das Lifetime-Paket soll die dauerhafte Nutzung der erworbenen Version ohne wiederkehrende Lizenzgebühr ermöglichen. Hosting, größere spätere Funktionspakete oder Leistungen Dritter können gesondert geregelt werden; verbindlich sind die Bestellunterlagen.
Ist Support enthalten?
Ja, E-Mail-Support ist für beide Pakete vorgesehen. Umfang und Reaktionszeiten werden in den Bestellunterlagen beschrieben.
Wie sicher sind die Daten?
Geplant sind rollenbasierte Zugriffe, Protokollierung und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Verbindliche Sicherheits-, Hosting- und Datenschutzdetails werden vor Produktivbetrieb dokumentiert.
Warum kostet es nicht pro Mitarbeitendem?
Weil wir bewusst ein einfaches Unternehmensmodell verfolgen: ein Preis pro Unternehmen statt einer Kostenkurve, die mit jedem neuen Mitarbeitenden steigt.
40 € – und bis Ende 2027 ist das Thema Lizenzkosten planbar.
Jetzt Paket vormerken oder in einem persönlichen Gespräch klären, ob die geplante Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.
Für sensible Personaldaten konzipiert.
DSGVO-Konformität entsteht durch Technik, Verträge und klare Prozesse. Deshalb sind folgende Bausteine verbindlicher Teil unserer Produktplanung.
Datensparsamkeit
Nur erforderliche Personaldaten erfassen und klare Zwecke definieren.
Rollen & Berechtigungen
Zugriffe nach Aufgaben und dem Need-to-know-Prinzip vergeben.
Löschen & Aufbewahren
Konfigurierbare Fristen unterstützen dokumentierte Löschprozesse.
Nachvollziehbarkeit
Relevante Zugriffe und Änderungen sollen protokolliert werden.
Sichere Verarbeitung
Verschlüsselte Übertragung, Backups und geregelte Wiederherstellung.
Verträge & Dokumentation
AV-Vertrag, TOM, Unterauftragnehmer und Hostingstandort werden vor Produktivbetrieb offengelegt.
Jede Änderung nachvollziehbar. Dokumente verlässlich geschützt.
Die Ablage wird für eine nachvollziehbare, gegen unbemerkte Veränderungen geschützte Dokumentation konzipiert. Damit sollen prüfungsrelevante Unterlagen während ihrer Aufbewahrungsfrist vollständig und lesbar verfügbar bleiben.
Unveränderbare Originale
Abgelegte Originalversionen sollen nicht unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden können.
Versionierung
Änderungen erzeugen neue Versionen; frühere Stände und ihr Zusammenhang bleiben erhalten.
Prüfsummen & Zeitstempel
Kryptografische Prüfsummen und verlässliche Zeitangaben sollen Manipulationen erkennbar machen.
Lückenloses Audit-Log
Ablage, Ansicht, Änderung, Export und Löschung werden mit Benutzer und Zeitpunkt protokolliert.
Aufbewahrung & Sperren
Definierte Fristen, Legal Holds und geregelte Löschfreigaben schützen vor verfrühter Entfernung.
Prüfbarer Export
Dokumente, Metadaten, Versionen und Protokolle sollen strukturiert und lesbar exportierbar sein.
Was ab 2027 erforderlich ist – und was zusätzlich Ordnung schafft.
Nicht die gesamte Personalakte wird pauschal digitalisierungspflichtig. Verpflichtend sind bestimmte Entgeltunterlagen, elektronische Abrechnungsdaten und die Datenübermittlung für die euBP. Weitere HR-Dokumente und Komfortfunktionen bleiben freiwillig.
Elektronisch vorzuhalten
Je nach Beschäftigungsfall gehören insbesondere folgende Unterlagen und Daten zum gesetzlichen Pflichtumfang:
- Stamm-, Beschäftigungs- und Entgeltdaten nach § 8 Abs. 1 BVV
- Nachweise zu Versicherungsfreiheit und Befreiungen
- Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisunterlagen, soweit einschlägig
- Sozialversicherungsmeldungen von Arbeitgebern und Krankenkassen
- Erklärungen und Befreiungsanträge bei Minijobs
- Kopie des Nachweises der wesentlichen Arbeitsbedingungen
- Statusfeststellungsanträge und zugehörige Bescheide
- Nachweise zu Elternschaft, Pflegezeit und Pflegeunterstützung
- Arbeitszeitaufzeichnungen nach MiLoG/AEntG, soweit einschlägig
- Elektronisches Beschäftigtenverzeichnis und Beitragsabrechnung nach § 9 BVV
- Elektronische euBP-Datenübermittlung aus einem systemgeprüften Programm
- Verfügbarkeit und unverzügliche Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist
Welche Unterlagen konkret erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und Sachverhalt ab.
Freiwillig digital organisieren
Diese Bestandteile sind nicht allein wegen der euBP ab 2027 allgemein digital vorgeschrieben, können aber die Personalarbeit deutlich vereinfachen:
- Bewerbungen und Auswahlunterlagen
- vollständige Arbeitsverträge und Vertragsänderungen außerhalb des Pflichtumfangs
- Stellenbeschreibungen und Organigramme
- Zeugnisse, Qualifikationen und Weiterbildungen
- Zielvereinbarungen und Beurteilungen
- Urlaubs-, Abwesenheits- und Vertretungsorganisation
- Onboarding- und Offboarding-Checklisten
- Arbeitsmittel-, Schlüssel- und Geräteausgaben
- Erinnerungen, Aufgaben und Freigabe-Workflows
- digitale Unterschriften, sofern formrechtlich zulässig
- Mitarbeiter-Self-Service und Dokumentenabruf
- Auswertungen und freiwillige HR-Berichte
Auch freiwillig gespeicherte Daten benötigen Zweck, Rechtsgrundlage, Zugriffsschutz und Löschfrist.
Ihre Systeme. Ihre Abläufe. Unsere Schnittstellen.
Die Standardlösung deckt die gemeinsame Basis ab. Wenn Ihr Unternehmen besondere Prozesse oder bestehende Systeme anbinden möchte, entwickeln wir passende Erweiterungen und Schnittstellen.
Typische Integrationen
- Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten
- CRM- und ERP-Systeme
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Buchhaltung und Finanzsysteme
- Bewerbermanagement und Onboarding
- Microsoft 365, Verzeichnis- und Login-Dienste
- Dokumentenimport und Datenmigration
- individuelle Freigaben, Felder und Workflows
Nicht pro Nutzer. Nicht pro Monat. Ein kleiner Betrag pro Firma.
Viele Softwarepreise wachsen mit jedem Benutzer und jedem Monat. Das kann selbst bei kleinen Betrieben schnell zu einer dauerhaften finanziellen Belastung werden. Unser Modell bleibt einfach und planbar – unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende Sie verwalten.
Typisches Pro-Nutzer-Modell
- Kosten steigen mit jedem Mitarbeitenden
- monatliche Belastung wächst dauerhaft
- Wachstum verteuert die Verwaltung
- Budget schwerer langfristig planbar
Ein Preis pro Unternehmen
- beliebig viele Mitarbeitende
- keine Gebühren pro Benutzer
- keine monatliche Pro-Kopf-Abrechnung
- auch für kleine Betriebe bezahlbar
5 GB sicherer Dokumentenspeicher pro Firma.
Der enthaltene Speicher steht Ihrem gesamten Unternehmen zur Verfügung – unabhängig von der Mitarbeiter- oder Benutzerzahl. So bleibt auch die Speichernutzung einfach und planbar.
Zusätzlicher Speicher kann bei Bedarf transparent hinzugebucht werden. Technischer Speicherort, Sicherungskonzept, Datenübertragbarkeit und Löschverfahren werden vor Produktivbetrieb dokumentiert.
Ab 2027 reicht Papier allein für die relevanten Entgeltunterlagen nicht mehr.
Die elektronische Bereitstellung bestimmter Lohn-, Gehalts- und Sozialversicherungsunterlagen wird für Arbeitgeber verbindlich. Eine gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung jedes einzelnen Personaldokuments besteht nicht. In der betrieblichen Praxis wird eine strukturierte digitale Personalakte jedoch zum sinnvollsten Ordnungsrahmen für Prüf-, Nachweis- und Datenschutzanforderungen.
Quelle: IHK Schleswig-Holstein, „Digitale Personalakte – Mehr Zeitersparnis, mehr Transparenz“, veröffentlicht am 1. Juni 2026.
Dashboard – sofort sehen, wo Handlungsbedarf besteht.
Die geplante Startansicht bündelt die wichtigsten Informationen der Personalverwaltung. Statt einzelne Akten und Listen durchsuchen zu müssen, erkennen Verantwortliche auf einen Blick, welche Dokumente fehlen, welche Fristen näher rücken und welche Aufgaben offen sind.
Mitarbeiterübersicht
Aktive Mitarbeitende, Aktenstatus und direkte Einstiege in die jeweilige Personalakte.
Dokumentstatus
Vollständige, fehlende, bald ablaufende und bereits abgelaufene Unterlagen schnell unterscheiden.
Fristen & Aufgaben
Wichtige Termine priorisieren und aus dem Dashboard direkt zur Bearbeitung springen.
Kennzahlen
Mitarbeiterzahl, Dokumentmenge, offene Fristen und Vollständigkeit kompakt zusammenfassen.
Sicherheitsstatus
Geplante Hinweise zu Zugriffsschutz, Backups und sicherheitsrelevanten Einstellungen.
Rollenbasierte Ansicht
Benutzer sehen nur die Informationen und Aktionen, die ihrer Berechtigung entsprechen.
Was kostet eine digitale Personalakte bei 20 oder 50 Mitarbeitenden?
Viele Lösungen rechnen je Mitarbeiter und Monat ab. Unsere Jahreslizenz kostet dagegen 40 € je Firma und Jahr – unabhängig von der Mitarbeiterzahl, inklusive 5 GB Speicher und Support.
| Anbieter / Tarif | Öffentliches Preismodell | 20 MA / Monat | 20 MA / Jahr | 50 MA / Monat | 50 MA / Jahr |
|---|---|---|---|---|---|
| Digitale Personalakte – SaaS Jahr | 40 € je Firma/Jahr | 3,33 € | 40 € | 3,33 € | 40 € |
| Personizer | ab 0,70 € je MA/Monat* | ab 14 € | ab 168 € | ab 35 € | ab 420 € |
| HRTime Lite | 4,50 € je MA/Monat, bis 50 MA | 90 € | 1.080 € | 225 € | 2.700 € |
| HeavenHR HR Admin | 5,50 € je MA/Monat, mindestens 99 € | 110 € | 1.320 € | 275 € | 3.300 € |
| capient HR Core | 8,50 € je MA + 45 € Grundpreis/Monat** | 215 € | 2.580 € | 470 € | 5.640 € |
Berechnungsgrundlage: öffentlich ausgewiesene Listen- bzw. Einstiegspreise, geprüft am 17.07.2026; Monatswert × 12. Funktionsumfang, Speicher, Vertragslaufzeit, Einrichtungsleistungen und Umsatzsteuer können abweichen. Es handelt sich nicht um individuelle Angebote. * Personizer: Einstiegspreis laut Anbieter bei 24 Monaten Laufzeit. ** capient HR: veröffentlichter Grundpreis für 10–50 Mitarbeitende berücksichtigt. Bitte prüfen Sie die verlinkten Anbieterseiten vor einer Entscheidung.
Ein Firmenpreis. Beliebig viele Mitarbeitende. Geplante Fertigstellung 10/2026.